​

Epidemia koronawirusa wymaga od nas nowego, kreatywnego podejścia do wielu zadań. Wiele firm przeszło na pracę zdalną, w której pracownicy używają wielu rozmaitych narzędzi komunikacji online: od maila i telefonu wykorzystywanych już wcześniej, poprzez systemy do pracy grupowej, zarządzania zadaniami, webczaty oraz systemy do telekonferencji. Jak jednak zorganizować konferencję dla np. 200 pracowników firmy? Jak organizować konferencje branżowe, w których udział brało nawet kilkuset uczestników z różnych firm?

Konferencje online

Chociaż systemy do prowadzenia telekonferencji są od kilku lat w powszechnym użyciu, niekoniecznie każdy z nich sprawdzi się one w organizacji i transmisji konferencji czy kongresów online, w których udział bierze kilkuset uczestników z różnych podmiotów, przedsiębiorstw czy instytucji. Profesjonalne konferencje online wymagają bardziej zaawansowanych narzędzi pozwalających m.in. przypisać role prelegentom, uprawnionym do nadawania obrazu i dźwięku oraz uczestnikom, którzy w automatyczny sposób muszą mieć wyłączone mikrofony, aby nie zakłócać przebiegu konferencji. Ważne jest również zapewnienie możliwie wysokiej jakości połączenia, a także weryfikacji uprawnień do udziału w danym wydarzeniu – zwłaszcza gdy mamy do czynienia z konferencjami płatnymi. Inne narzędzia wspierające takie jak dzielenie ekranu, rysowanie po ekranie, dzielenie i przesyłanie plików również odróżniają narzędzia popularne od profesjonalnych.

Niestety do prowadzenia profesjonalnej konferencji online nie sprawdzą się narzędzia takie jak Google Duo – program do telekonferencji powszechnie instalowany na telefonach czy Skype umożliwiający w podstawowej wersji udział zaledwie 50 uczestników. Dobrym pomysłem nie będą również programy takie jak WhatsApp (maksymalnie 4 uczestników video rozmowy) czy Viber (5 uczestników). Jakie więc narzędzia warto rozważyć chcąc zorganizować profesjonalną konferencję online?

Zoom

Zoom to jeden z najpopularniejszych i lubianych programów do wideokonferencji. W darmowej wersji może łączyć się jednocześnie 100 osób, a w najwyższej nawet 1000 osób. Jest to mocno rozbudowane narzędzie działające zarówno na komputerach jak i smartfonach. Pozwala udostępniać pulpit, nagrywać rozmowę wideo i ma niezwykle przydatną funkcję "podnoszenia ręki". Pozwala ona osobom chcącym zadać pytanie zgłosić chęć zabrania głosu, a prowadzący może zdecydować na które zgłoszenia odpowie. Cennymi funkcjami programu jest możliwość zarządzania listą uczestników i dostęp do konferencji na hasło, automatyczne wyłączenie kamer i mikrofonów uczestników przez prowadzącego, możliwość wysyłania reakcji oraz czat zarówno grupowy, jak i indywidualny. Ważne jest, że Zoom korzysta z wielu serwerów co pozwala zapewnić odpowiednią jakość połączenia, oczywiście o ile dobrym łączem dysponują również uczestnicy konferencji.

MyOwnConference

Dużą zaletą MyOwnConference jest obsługa aż 16 języków, co pozwala na lepszą obsługę interfejsu przez użytkowników nie znających języków obcych. Zarówno strona internetowa, jak i panel klienta, pokój do prowadzenia konferencji oraz obsługa techniczna są dostępne po polsku. Ogromną zaletą programu jest możliwość prowadzenia bardzo dużych konferencji czy kongresów, w których jednocześnie może uczestniczyć nawet 5 tys. osób, a sam program dostępny jest na większości popularnych systemów i urządzeń, m.in. Mac, PC, iPad, iPhone, Android poprzez przeglądarkę internetową.

Aplikacja umożliwia jednoczesną dyskusję nawet 10 osób prowadzących, co oczywiście wymaga bardzo dobrego łącza – w przypadku gdy takim nie dysponujemy możemy obniżyć jakość obrazu z kamery bądź oczywiście całkowicie wyłączyć transmisję obrazu i poprzestać na dźwięku. Dodatkowe atuty tego systemu konferencyjnego to możliwość prowadzenia czatu, a także testów czy ankiet. Program pozwala również rysować na slajdach, odtworzyć uprzednio nagrane video czy też nagrać przebieg konferencji.

WebEx

WebEx to sztandarowy produkt do konferencji zdalnych firmy Cisco – jednego z największych na świecie dostawców systemów teleinformatycznych – zarówno w obszarze software, jak i hardware. Program umożliwia prowadzenie konferencji online, dzielenie się ekranem, a nawet tworzenie wspólnych notatek ze spotkania. Producent jako mocne strony systemu WebEx podkreśla jego szyfrowanie, bezpieczeństwo i zgodność z prawodawstwem, co ma niebagatelne znaczenie przy organizacji konferencji w trakcie których prezentowane są dane poufne. Mocną stroną programu jest również analityka spotkań, kontrola dostępu do poszczególnych spotkań i weryfikacja obciążenia aplikacji. Program doskonale współpracuje z profesjonalnymi urządzeniami do prowadzenia konferencji takimi jak kamery szerokokątne i osobiste, mikrofony specjalistyczne, ale co ważne do konferencji można dołączyć również poprzez przeglądarkę bez instalowania programu na komputerze.

To oczywiście tylko wybrane systemy do prowadzenia konferencji online, warto zapoznać się również z rozwiązaniami BlueJeans Meetings, Join.me czy AnyMeeting.