Według badania IDC Digital Universe Extracting Value from Chaos, ilość danych na świecie podwaja się co dwa lata, a w ciągu ostatnich dwóch lat stworzono ich więcej niż od początków istnienia ludzkości. Ilość danych w samym Internecie do 2020 roku wzrośnie do co najmniej 44 bilionów gigabajtów. Ten ogrom informacji sprawia, że ich archiwizowanie nie jest proste, ale konieczne.

Żeby uzmysłowić sobie ogrom danych cyfrowych, które nas otaczają, a które sami produkujemy, wystarczy sobie wyobrazić, że jedno gospodarstwo domowe, w ciągu roku zapełnia w tym momencie pamięć 65 telefonów iPhone (wyposażonych w pamięć 32GB). W 2020 roku liczba ta wzrośnie do 318 takich telefonów. Bardziej obrazowy jest przykład z wodą. Jeśli jednemu bajtowi danych odpowiadałyby 4 litry wody, to przez 10 sekund zebrałoby się tyle wody, aby wypełnić przeciętny dom. W 2020 roku woda wypełni dom w 2 sekundy. Co ciekawe, konsumenci odpowiadają za wytwarzanie dwóch trzecich światowych danych, ale w 85% odpowiedzialność ponoszą za nie przedsiębiorstwa, np. oferujące przechowywanie zdjęć czy dokumentów na dyskach w chmurach obliczeniowych.

Dlaczego archiwizacja plików jest ważna?

Nawet najlepszy sprzęt elektroniczny może ulec awarii. Uszkodzenie komputera nie prowadzi tylko do zepsucia samego urządzenia, ale przede wszystkim do utraty zapisanych na niej danych. Backup plików jest ważny, bo zapewnia:

- bezpieczeństwo - ogranicza możliwość utracenia niezbędnych informacji do minimum. Dodatkowo możemy zabezpieczyć dane np. hasłem, co zabezpiecza je jeszcze przed dostaniem się w niepowołane ręce,

- oszczędność - sama archiwizacja nie jest droga, ale odzyskiwanie danych już tak, więc zabezpieczenie danych można potraktować jako inwestycję lub po prostu uchronienie się od niepotrzebnych wydatków,

- wygoda - w zależności od sposobu archiwizowania, możemy korzystać z różnych dodatkowych funkcji. Wybierając na przykład internetowe dyski chmurowe, możemy w dowolnej chwili dzielić się swoimi danymi lub nimi zarządzać z dowolnego urządzenia.

Archiwizacja danych - jaki nośnik wybrać?

Jest wiele nośników, na których można przechowywać archiwizowane dane. Wybór zależy od naszych preferencji oraz od ilości i rodzaju danych, które chcemy zachować.

Główne nośniki danych:

- taśmy magnetyczne - to jeden z najstarszych nośników służący do zapisu informacji. Taśmy magnetyczne wykorzystywane są już od przeszło 50 lat i nadal mają swoich zwolenników. Specjaliści z dziedziny IT archiwizują dane na tym nośniku, bo jest on trwały - niektórzy producenci gwarantują, że dane na ich taśmach będą bezpieczne nawet przez 30 lat. Ich główną wadą jest konieczność posiadania urządzenia, które je odtworzy, a samo odtwarzanie danych jest dość długie - trzeba przewijać taśmę,

- płyty CD i DVD - standardowa płyta CD ma średnicę 120 mm i jest w stanie pomieścić 650 MB danych lub 74 minuty dźwięku, nośniki DVD mogą pomieścić od 4,38 do ponad 17 gigabajtów. Zaletą płyt CD i DVD jest ich żywotność. Według niektórych specjalistów płyta DVD może być sprawna nawet ponad 100 lat. Ich wadą jest dziś niezbyt szybka prędkość zapisu oraz relatywnie niewielka pojemność płyt w stosunku do posiadanych przez użytkowników danych,

- flash USB - pendrive’y w technologii USB 3.1 osiągają prędkość transferu danych nawet do 10 gigabajtów na sekundę, więc to ich zaleta. Wadą natomiast jest pojemność - pamięci flash USB mogą przechowywać do 256 gigabajtów danych. Nie wydaje się, że to tak mało, ale pamiętajmy, że przyrost danych jest błyskawiczny, a i urządzenia o największej dostępnej pojemności są bardzo drogie,

- optyczne dyski pamięci - czyli takie, które wykorzystujemy np. w komputerach. Są niedrogie w stosunku do oferowanej pojemności, ale ich wadą jest niewielka odporność na wstrząsy i dość skomplikowany proces łączenia ich z niektórymi laptopami,

- zewnętrzne dyski SSD - ostatnimi czasy bardzo popularne urządzenia. Tę popularność zawdzięczają wysokiej wytrzymałości, łatwej obsłudze, małym gabarytom, ale przede wszystkim pojemności - dyski SSD o największej pojemności mają dziś 16 terabajtów. Cena tych nośników nie jest przesadnie wysoka, więc sprawdzają się zarówno w prywatnych domach jak i firmach,

- chmury obliczeniowe - to model przetwarzania oraz magazynowania danych oparty na usługach i rozwiązaniach dostarczanych przez zewnętrznego usługodawcę. Dzięki chmurom obliczeniowym użytkownik może przechowywać dowolną ilość danych - zwykle podstawowe plany taryfowe są bezpłatne, a za większe pojemności dyskowe płaci się ustalony abonament. Chmury obliczeniowe są niezwykle wygodnym rozwiązaniem, bo dają gwarancję bezpieczeństwa przechowywanych w nich danych oraz możliwość dostępu do nich z dowolnego miejsca i urządzenia, pod warunkiem, że mamy dostęp do internetu.

Przy archiwizacji danych trzeba pamiętać również o ich zabezpieczeniu. W przypadku fizycznych nośników (płyty CD/DVD, dyski SSD itd.), na których nagrano np. tajne informacje związane z funkcjonowaniem firmy, dobrze skorzystać z sejfu lub kasetki bankowej, co je dodatkowo uchroni przed zniszczeniem. Natomiast korzystając z chmury internetowej dane wystarczy zabezpieczyć trudnym do złamania hasłem, bo serwery, na których są przechowywane, zabezpieczył już dostawca chmury.

Biorąc pod uwagę lawinowy przyrost informacji i wzrost jej znaczenia w dzisiejszym świecie, archiwizacja kluczowych danych nie jest tylko rozsądnym rozwiązaniem, ale koniecznością, która może uchronić nas przed utratą miesięcy, a czasem nawet lat pracy. Dodatkową zaletą tworzenia kopii zapasowych plików i ich zabezpieczania jest ochrona danych przed dostaniem się w niepowołane ręce.